Vous venez de lancer votre micro-entreprise et vous êtes soucieux de faire ce qu’il faut pour bien facturer. Sachez que vous avez la possibilité d’utiliser à cet effet un logiciel. Toutefois, rien ne vous y oblige. Sur le plan légal, aucune disposition n’impose aux micro entreprises l’utilisation d’un programme informatique pour élaborer leurs factures.
Vous êtes donc libre d’utiliser ce que vous voulez dans le cadre de cette démarche, pourvu que vous preniez soin de respecter les règles en la matière.
Aller plus loin avec cet article : Loi anti-fraude à la TVA : logiciels certifiés au 01/01/2018
L’existence de moyens alternatifs
Si vous êtes un micro-entrepreneur, vous n’êtes pas obligé d’utiliser un logiciel de facturation. Il existe des moyens alternatifs, dont l’utilisation du papier. Cela consiste à rédiger à la main les factures en utilisant un facturier papier. Mais c’est une pratique dont on se détourne de plus en plus aujourd’hui. Le facturier papier comprend des mentions obligatoires pré-imprimées avec une numérotation en place. Chaque facture est proposée en deux exemplaires. L’un revient au client et l’autre est conservé par la micro-entreprise pour sa comptabilité. Le problème avec la facturation papier est que le risque d’erreur de calcul ou d’omission de mentions obligatoires est grand. En outre, remplir un facturier est une tâche qui prend du temps.
Une autre solution alternative est la facturation informatique. Il faut évidemment pour cela utiliser des outils informatiques, tels que des tableurs. Si vous optez pour la facturation informatique, vous pourrez créer un modèle de facture que vous personnaliserez avec votre logo. Mais faites attention à ne pas oublier une mention obligatoire.
Pourquoi votre micro-entreprise gagne à privilégier le logiciel de facturation ?
Il n’y a aucun doute sur le fait que votre micro-entreprise ne soit pas obligée d’utiliser un logiciel de facturation. Toutefois, elle gagne à le privilégier car c’est une solution qui a de nombreux avantages. C’est un excellent choix pour simplifier la gestion de votre micro-entreprise.
Le logiciel de facturation vous permet de gérer efficacement l’ensemble du processus de facturation, depuis l’émission du devis jusqu’à la réception du paiement final. En outre, le logiciel de facturation est doté de fonctionnalités intéressantes, comme le suivi du recouvrement des factures et la génération automatique des relances de factures impayées. Il est même possible que le logiciel de facturation génère de façon automatique votre livre des recettes dans le strict respect des dispositions légales.
Comme vous le voyez, il n’y a que du positif dans l’utilisation d’un logiciel de facturation. Mais veillez à solliciter les services d’un cabinet d’expertise comptable, pour vous assurer de l’utilisation d’un logiciel de belle facture. Les conseils d’un expert-comptable vous permettront de trouver un outil qui fonctionne à merveille. Il pourrait également gérer la comptabilité de votre micro-entreprise. Pensez-y sérieusement car c’est le véritable gage de réussite de celle-ci. En collaborant avec un expert-comptable, vous serez également en règle sur le plan fiscal.
Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation complet pour les TPE/PME
Un logiciel de facturation complet pour les TPE/PME devrait comprendre les fonctionnalités suivantes (voir à titre d’exemple : evoliz) :
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Création de factures : le logiciel doit permettre de créer facilement des factures professionnelles personnalisées avec les informations de l’entreprise et du client, ainsi que les détails de la commande ou de la prestation de service.
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Gestion des devis : il est important que le logiciel permette de créer des devis et de les convertir en factures rapidement.
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Suivi des paiements : le logiciel doit permettre de suivre les paiements enregistrés et les paiements en attente.
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Gestion des clients : le logiciel devrait avoir un outil de gestion des clients qui permet de garder un historique des factures et des paiements précédents.
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Options de personnalisation : il est important que le logiciel de facturation offre des options de personnalisation pour que les factures soient conformes à l’image de marque de l’entreprise.
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Rapports et statistiques : le logiciel doit permettre de générer des rapports et des statistiques sur les ventes, les paiements et les clients.
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Fonctionnalités de sauvegarde et de récupération : il est essentiel que le logiciel offre des fonctionnalités de sauvegarde et de récupération pour éviter la perte de données.
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Compatibilité avec les plateformes de paiement en ligne : le logiciel devrait être compatible avec les plateformes de paiement en ligne pour faciliter les paiements des clients.
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Intégration avec les logiciels comptables : le logiciel devrait être capable de s’intégrer avec les logiciels comptables pour faciliter la gestion des finances de l’entreprise.
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Facilité d’utilisation : enfin, le logiciel doit être facile à utiliser et à naviguer, même pour les personnes qui ne sont pas des experts en informatique.