De nombreuses structures ont la possibilité d’opter pour une solution d’assistance administrative. Il s’agit de l’une des meilleures solutions à envisager pour assurer la gestion des tâches administratives. Souvent, les entreprises n’ont pas le temps et les ressources nécessaires pour effectuer les activités de support, mais essentielles à leur développement. Le télésecrétariat s’avère essentiel pour profiter de prestations de qualité en fonction de ses besoins. Mais comment établir cette solution ?
5 critères pour choisir le télésecrétariat pour une entreprise
Lorsqu’une entreprise cherche à externaliser certaines de ses tâches administratives, elle peut se tourner vers un télésecrétariat. Cependant, avec la multitude de prestataires disponibles sur le marché, il peut être difficile de faire le bon choix. Voici cinq critères à prendre en compte pour choisir un télésecrétariat pour une entreprise :
- Les compétences et l’expérience : il est essentiel de s’assurer que le télésecrétariat dispose des compétences nécessaires pour effectuer les tâches demandées. Cela peut inclure des compétences spécifiques, telles que la maîtrise de logiciels de gestion de rendez-vous ou de facturation, ainsi qu’une expérience pertinente dans le domaine de l’entreprise cliente.
- La flexibilité : un bon télésecrétariat doit être en mesure de s’adapter aux besoins de l’entreprise cliente. Cela peut inclure des heures d’ouverture étendues, des services d’urgence et la capacité de gérer des volumes élevés d’appels ou de courriels pendant les périodes de pointe.
- La fiabilité : il est important de s’assurer que le télésecrétariat est fiable et qu’il sera en mesure de répondre aux demandes de l’entreprise cliente de manière cohérente et professionnelle. Cela peut inclure des garanties de temps de réponse ou des engagements de qualité de service.
- La sécurité : le télésecrétariat doit être en mesure de garantir la sécurité et la confidentialité des données de l’entreprise cliente. Cela peut inclure des mesures de sécurité informatique, des protocoles de traitement des données sensibles et des accords de confidentialité.
- Le coût : enfin, l’entreprise cliente doit tenir compte du coût des services de télésecrétariat. Il est important de trouver un prestataire qui offre un bon rapport qualité-prix et qui propose des tarifs compétitifs par rapport aux autres fournisseurs du marché.
En prenant en compte ces critères clés, une entreprise peut choisir le bon télésecrétariat pour répondre à ses besoins administratifs tel que l’accueil téléphonique d’une entreprise, en bénéficiant de services professionnels, fiables et sécurisés, tout en respectant son budget.
Définir son projet au préalable
Avant de mettre en place la solution d’un télésecrétariat, il est important d’établir au préalable son projet. Celui-ci doit être étudié sous tous les angles. Déjà, le marché propose les services de telesecretariat via généralement le centre d’appels d’une entreprise dédiée ou encore par l’intermédiaire de services de télésecrétariat indépendant (profession libérale).
Puisqu’un télésecrétaire indépendant travaille pour son compte, il opère souvent depuis son domicile. Il se doit d’accomplir toutes les tâches selon les exigences des clients. Il s’agit notamment de la solution la plus adaptée pour les TPE ou encore les PME qui ne reçoivent que peu d’appels entrants par jour, environ une centaine au quotidien.
En ce qui concerne les grandes structures comme les grandes entreprises ou encore les professionnels de santé, les centres d’appel leur sont plus adaptés. Les Call Center sont effectivement en mesure de répondre aux appels intempestifs et relativement conséquents.
Pour votre information, le télésecrétariat est indispensable pour les entreprises puisqu’il peut prendre en charge différentes fonctions :
- assurer la permanence téléphonique (réception et transfert d’appels),
- effectuer la rédaction des comptes-rendus,
- s’occuper de la prise de messages,
- envoyer les courriers,
- gérer les rendez-vous et les agendas
- …
Par conséquent, il est important de connaître en premier ses besoins avant de prendre une décision sur la mise en place d’un télésecrétariat.
Comparer les offres de plusieurs prestataires
Une fois les besoins établis, il convient de procéder à la recherche d’un prestataire spécialiste en secrétariat à distance qui saura répondre à ces exigences. Certes, les offres peuvent être conséquentes. Il peut ainsi être compliqué de trouver chaussure à son pied. Dans tous les cas, il est toujours conseillé de les comparer afin de trouver l’expert en mesure de proposer des prestations aux meilleurs rapports qualité-prix.
Pour y arriver, il faudra demander plusieurs devis gratuitement afin d’avoir un aperçu clair des détails de la prestation. Selon le cas, durant un échange commercial avec un prestataire en particulier, il est conseillé de poser toutes les questions fondamentales. Parmi elles, la disponibilité, la flexibilité, le niveau de qualification, le nombre d’années d’exercice…
C’est grâce à ce premier contact qu’il sera possible d’avoir une vue d’ensemble de la fiabilité du télésecrétaire indépendant ou de l’entreprise spécialisée en télésecrétariat. Après cette étape, il sera ensuite possible de prendre la décision de choisir le professionnel le plus pertinent.
Opter pour des contrats à la carte et flexibles
Le marché est saturé en matière de télésecrétariat. Il est donc essentiel de pouvoir tester les offres qui s’adaptent à ses exigences. Ce qui fait qu’il est nécessaire de se tourner vers des prestataires qui proposent des contrats sans engagement et avec des durées paramétrables. Il faudra aussi opter pour les contrats de télésecrétariat fondés sur des grilles tarifaires de prestations à la carte. C’est surtout pour pouvoir estimer les dépenses et les coûts au préalable.
Grâce à une période d’essai, il sera possible d’assurer plusieurs éléments tels que :
- le prestataire se doit de s’adapter aux différentes variations d’emploi du temps ;
- le ou les télésecrétaire (s) représentent clairement l’image de marque et la réputation de l’entreprise. Il(s) doit(vent) respecter toutes les consignes ;
- tous les appels doivent être bien reçus et transmis selon l’ordre de priorité ;
- tous les documents doivent aussi être bien traités en fonction des consignes établies.
Certes, les exigences d’une entreprise peuvent être variées, mais le service de télésecrétariat doit en tout temps respecter les règles préétablies.
