Quelle différence entre assistant virtuel et assistant administratif ?

VAV

Les tâches et responsabilités dans une petite entreprise sont infinies. Il n’y a pas assez de temps pour tout accomplir. Lorsque vous avez l’impression d’être débordé, il est peut-être temps d’envisager d’engager une aide. Tout spécialement, l’aspect administratif est indissociable de la bonne marche d’une entreprise. Mais bien qu’il soit indispensable, d’autres missions à plus forte valeur ajoutée méritent votre concentration. Vous pouvez le déléguer pour faire de la place dans votre emploi du temps.

Afin de vous aider à prendre une décision avisée, cet article vous propose de découvrir la différence entre assistant virtuel et assistant administratif. Vous allez ainsi pouvoir choisir l’aide qu’il vous faut en fonction de vos besoins réels.

Une assistante administrative : une aide au bureau

Si certaines personnes trouvent une différence entre secrétaire et assistant administratif, la description de poste pour chacun se réfère aux mêmes tâches.

Quelles sont les tâches d’une assistante administrative ?

Les assistants administratifs sont généralement les gestionnaires des opérations quotidiennes au sein d’une entreprise. Ils offrent une aide pour vos tâches administratives, entre autres :

  • Le traitement des appels et des e-mails
  • La prise de rendez-vous
  • La planification des réunions
  • La création des rapports et documentation
  • La gestion des tâches préliminaires liées à la paie ou à la comptabilité

Les assistants administratifs s’occupent de la partie organisation et doivent s’assurer que tout est pris en compte et programmé pour le bon fonctionnement de votre équipe. En effet, à défaut d’avoir de l’aide dans ce domaine, ces tâches incomberaient au chef d’entreprise qui devrait se focaliser sur le développement de ses activités.

Comment une assistante administrative travaille-t-elle ?

Si vous avez un bureau dédié et que vous souhaitez avoir une secrétaire intra-muros s’occupant des habituelles tâches d’un assistant admin pour votre équipe, vous êtes servi ! En effet, engager une assistante administrative dans vos locaux est une bonne aubaine pour vous aider à travailler de près sur vos projets et suivre en personne l’évolution des missions confiées.

Si vous aimez travailler quotidiennement en contact physique avec votre équipe, vous choisirez probablement d’embaucher un assistant administratif en local.

Les avantages d’avoir une assistante administrative

Le fait d’avoir un assistant administratif qui travaille avec vous en personne vous permet d’être à l’aise concernant la fiabilité de la personne :

  • Vous aurez l’occasion de l’évaluer, ce qui permet souvent de mieux la cerner et de mieux comprendre sa détermination, ses attentes et ses atouts.
  • Il est entièrement engagé dans votre entreprise, d’autant plus qu’il sera généralement amené à travailler à temps plein.
  • Les opportunités d’échanges sont plus complètes. Les réunions en personne vous permettront d’énoncer les attentes clairement, de satisfaire les commentaires et de résoudre instantanément les incompréhensions.
  • Pour quelques personnes (c’est peut-être votre cas), il n’y a rien de mieux que l’utilisation des bons vieux stylos et papiers pour rester organisé. Cela est possible avec une assistante administrative dans vos locaux.

Se faire aider à distance par une assistante virtuelle

Avec la digitalisation de presque tout ce dont une entreprise a besoin du côté administratif, la collaboration avec une aide virtuelle administrative est possible et est effective.

Quelles sont les tâches d’une assistante virtuelle ?

Pour faire la différence entre les missions pour assistant virtuel et assistant administratif, il ne faut pas chercher bien loin. En réalité, une assistante virtuelle est tout simplement une aide administrative à distance.

De ce fait, son descriptif de poste est sensiblement le pareil. Parmi d’autres tâches, elle s’occupe de :

  • La correspondance : e-mails et appels
  • La gestion synchronisée de vos agendas
  • La recherche d’informations sur internet
  • La synthèse d’informations
  • Les travaux de mise en page
  • La petite comptabilité : la paie et la facturation

Comment travailler avec une assistante virtuelle ?

Compte tenu des missions d’un assistant virtuel, il est important de noter que son travail est effectué 100% à distance et que la communication se fait via les outils digitaux comme le téléphone, les applications de messagerie. De même, collaboration doit se faire de manière dématérialisée.

Actuellement, plusieurs solutions permettent de travailler efficacement avec un assistant en ligne. C’est le cas des Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack, Asana… Elles sont régulièrement mises à jour ; et de plus récentes solutions innovantes sont aujourd’hui encore conçues.

Les points forts d’une assistante virtuelle

L’un des avantages d’un assistant virtuel est généralement la prise en charge des tâches les plus récurrentes et chronophages, pour que les entrepreneurs et les managers se consacrent à ce qu’ils font le mieux, quels que soient leurs domaines d’activité. Voici quelques-uns de ses points forts :

  • Elle est à l’aise et maîtrise les outils digitaux
  • Son poste est nettement moins coûteux que l’embauche d’employés internes
  • De plus, vous pouvez engager un assistant virtuel rapidement et facilement via un site de placement d’assistants virtuels

Permettre à un spécialiste de se concentrer sur son domaine de prédilection et affecter l’assistante virtuelle freelance aux tâches administratives va aider votre entreprise à fonctionner efficacement.

Quand décider entre engager un assistant virtuel et un assistant administratif ?

Maintenant que vous savez à quoi consiste l’un et l’autre poste, vous pouvez commencer à évaluer les besoins de votre entreprise. Que ce soit une préférence personnelle ou un véritable impératif pour votre organisation, découvrez la meilleure solution pour chaque type d’exigence que vous vous posez.

Vous préférez le contact humain à la technologie ?

Ce n’est pas parce que tout le monde vire au digital que vous allez forcément en faire autant ! Si vous êtes d’accord, avoir un assistant admin et comptable à vos côtés au bureau peut être tout à fait inestimable.

Les échanges étant facilités, cette solution est probablement rentable pour les projets de grande envergure. Vous pourrez motiver votre équipe en personne et les feedbacks que vous recevrez pourront être évalués et rectifiés de manière instantanée.

Vous avez besoin de déléguer des déplacements ?

Si vous êtes dans le domaine juridique, médical, industriel… et que votre activité nécessite certains déplacements pour une raison administrative, il vaut mieux pour vous que vous ayez une assistante administrative disponible pour ce type de besoin.

De cette façon, les prises de rendez-vous, la transmission des informations et la récolte des commentaires sont facilités et les résultats qui en découlent peuvent être plus tangibles.

Vous voulez économiser ?

Lorsque vous devez investir dans l’innovation ou l’expansion, il vous faut parfois réaliser des économies. Engager un assistant virtuel va certainement vous aider à le faire. Votre entreprise peut épargner plus de 30% des charges liées à l’emploi.

D’autant plus si vous optez pour une externalisation offshore à destination de pays qui offrent des services à bas coût. Vous pouvez engager un assistant en ligne de Madagascar, de l’Inde, des Phillipines, de l’Europe de l’Est, etc. pour jouir de services de qualité tout en économisant.

Vous avez besoin d’une expertise d’internet ?

Si vous aimez travailler en ligne, ou si au contraire vous voulez vous décharger de certaines missions nécessitant des connaissances approfondies d’internet et des outils digitaux, le recrutement d’un assistant à distance va combler vos attentes.

Outre les besoins habituels en secrétariat, vous pourrez compter sur cette personne pour savoir comment collecter efficacement les informations, numériser la documentation, ranger les documents numériques ; et comment interagir en utilisant les outils adéquats.

Votre entreprise travaille à l’international ?

Ceci peut être un critère décisif pour votre choix. Si votre entreprise rencontre des contraintes liées aux fuseaux horaires, aux réalités sociales… et que vous avez impérativement besoin d’expertise dans cette zone en matière d’organisation administrative, il vous faut recruter en ligne.

De préférence, vous devez engager une personne qui vit dans le pays de destination. Cela vous permet d’obtenir des informations réalistes et actualisées, et adapter votre politique générale et pratique à la réalité socioculturelle du pays. Cela peut aussi impacter positivement les innovations que vous allez apporter à vos offres dans le pays ou zone concernée.

Conclusion

Lorsque vous connaissez véritablement les besoins de votre entreprise dans la phase où elle se trouve, vous allez comprendre le choix qui s’impose entre assistant virtuel et assistant administratif. La différence entre les deux étant uniquement le mode d’opération : respectivement en ligne et en local. Par ailleurs, il faut reconnaitre que l’option à distance vous permet d’économiser. Dans le cas où vous n’avez pas de préférence sur le pays de destination, les coûts peuvent encore être revus à la baisse.